Aussi surprenant que cela puisse être, les signatures natives d’Office 365 définies via les règles de flux de messagerie ne peuvent pas vous aider ici. Office 365 fait atterrir les signatures de courrier électronique au bas d’un fil de discussion et vous permet d’utiliser uniquement la même conception de signature de courrier électronique pour les nouveaux messages et les réponses. Dans cet article, vous découvrirez comment ajouter automatiquement ces signatures dans Office 365 à l’aide d’un gestionnaire de signatures de messagerie tiers, www.gmail-signatures.com
Remarque : Si cela ne vous dérange pas d’obtenir la même signature dans le premier et les prochains messages dans la même conversation par e-mail, ou si vous ne vous souciez pas qu’ils s’empilent en bas, voyez comment configurer les signatures de messagerie dans Office 365 sans à l’aide d’un outil tiers.
Avant de commencer
Pour suivre cette instruction, rendez vous sur https://www.gmail-signatures.com/ .
L’application vous offre quatre options en matière de gestion de signature d’e-mail dans les conversations par e-mail. Il vous permet d’ajouter:
- La même signature dans chaque e-mail;
- Signature différente dans le premier e-mail et différente dans les e-mails suivants;
- Signature dans le premier e-mail uniquement;
- Configuration personnalisée.
Configurer des signatures électroniques pour les réponses
Dans cet article, je vais me concentrer sur la signature différente dans le premier e-mail et différente dans les paramètres des e-mails suivants . Suivez le guide étape par étape ci-dessous pour voir comment utiliser cette option dans votre organisation Office 365:
- Pour commencer, lancez l’application Gérer les signatures où vous pouvez créer et gérer des règles de signature d’e-mail.Remarque : je suppose que vous avez déjà utilisé l’application ou au moins effectué le processus de configuration .
- Dans l’application Gérer les signatures , créez une nouvelle règle en cliquant sur l’icône plus. Configurez la règle selon vos besoins.
- Dans l’ onglet Conception , dans le menu déroulant, sélectionnez l’ option Signature différente dans le premier e-mail et différente dans les e-mails suivants .
- Ensuite, dans l’ onglet Première signature , créez une signature de composition complète que vous souhaitez avoir dans les nouveaux e-mails (ou vos premières réponses dans les fils de conversation par e-mail). Une fois qu’il est prêt, accédez à l’ onglet Signatures suivantes et créez une signature d’e-mail que vous souhaitez ajouter à vos prochains e-mails dans le même fil.Remarque : vous pouvez utiliser le bouton Copier la première signature pour copier facilement la signature de composition complète que vous avez créée dans l’ onglet Première signature . Cliquez ensuite sur le bouton Modifier la signature pour ouvrir ce modèle dans l’éditeur pour d’autres ajustements.
- Dans l’ éditeur de modèle de signature , vous pouvez facilement supprimer les éléments du bloc de signature que vous ne souhaitez pas avoir dans les réponses. Habituellement, ces parties sont des bannières, des icônes de médias sociaux, vos informations d’adresse physique et un avertissement légal. L’objectif est de le garder compact et concentré uniquement sur les coordonnées de base et les informations sur l’expéditeur.
- Lorsque vous êtes satisfait des résultats, enregistrez les modifications à l’aide du bouton Appliquer et fermer .
Et c’est tout. Vos signatures e-mail professionnelles seront automatiquement ajoutées aux e-mails Office 365. Le premier, la signature de composition complète, sera ajouté aux nouveaux e-mails pour permettre aux destinataires d’en savoir plus sur vous et les détails de votre entreprise. Ensuite, lorsque vous répondez dans le même fil, la version la plus simple de votre signature sera insérée à la place. Cela rendra la conversation facile à lire, mais les informations les plus importantes resteront toujours sous chacune de vos réponses: