La sous-gestion est un problème chronique qui affecte les organisations de toute forme et tailles. Mais cela ne veut pas dire que la majorité des managers ne veulent tout simplement pas faire leur travail – la plupart des managers veulent être de grands leaders très engagés qui maîtrisent les fondamentaux du management ! Alors, qu’est-ce qui les gêne ?Le fait est que la sous-gestion coûte aux gestionnaires, et à tous les autres, beaucoup plus de temps qu’il n’en faudrait pour gérer efficacement en premier lieu !
La surveillance réussie des employés commence par l’établissement d’une routine de réunions individuelles régulières et continues. Cette seule étape améliorera radicalement la capacité de tout gestionnaire à rester au courant des détails et à responsabiliser les gens. Mais il arrive souvent que les responsables aient également l’habitude de vérifier le travail d’un employé en dehors de ces conversations régulières.
Il existe cinq façons de surveiller les actions des employés :
1. Regardez les employés travailler.
L’un des moyens les plus efficaces de surveiller les performances d’un employé est de le regarder de ses propres yeux. Regarder un employé interagir avec un client pendant quelques minutes vous en dira plus sur les performances du service client de cet employé qu’une série d’enquêtes sur les commentaires des clients. C’est pourquoi tant d’organisations de ventes itinérantes encouragent leurs managers à accompagner les vendeurs. Ainsi, le gestionnaire peut réellement regarder l’employé faire son travail. Si vous rencontrez des difficultés à aider un employé à réussir une tâche particulière, « de l’ombre » à cet employé pendant qu’il effectue la tâche. Vous découvrirez exactement ce qu’il fait et comment il peut le faire mieux.
2. Demandez un compte.
Dans chaque conversation en tête-à-tête avec chaque employé, demandez un compte-rendu de ce que cette personne a fait depuis votre dernière conversation : « Quelles actions concrètes avez-vous prises ? Avez-vous répondu aux attentes clairement énoncées ? » Ensuite, écoutez très attentivement, portez des jugements et posez des questions plus approfondies. Demander un compte est la méthode numéro un pour tenir une personne responsable de ses actes. Passez ensuite à la discussion sur les prochaines étapes. Tant que vous menez régulièrement vos conversations de gestion individuelles avec chaque personne, cet élément de surveillance des performances deviendra routinier.
3. Aidez les employés à utiliser des outils d’auto-surveillance.
Vous pouvez également demander aux employés de vous aider pour suivre leurs actions en utilisant des outils d’auto-surveillance tels que des plans de projet, des listes de contrôle et des journaux d’activité. Les employés peuvent contrôler s’ils respectent les objectifs et les délais fixés dans un plan de projet, prendre des notes dans les listes de contrôle et rendre compte au responsable à intervalles réguliers. Les journaux d’activité sont des journaux que les employés peuvent tenir, en notant exactement ce qu’ils font toute la journée, y compris les pauses et les interruptions. Chaque fois que l’employé passe à une nouvelle activité, il lui est demandé de noter l’heure et la nouvelle activité vers laquelle il se tourne.
4. Examiner régulièrement les travaux en cours.
Vérifiez attentivement le travail de vos employés tout au long du processus. Si un employé n’est pas responsable de la production d’un produit final tangible, alors regarder ce travail de l’employé est la même chose que d’examiner le travail en cours. Si elle est responsable d’un produit fini, vérifiez-le pendant qu’elle y travaille. Par exemple, si l’employé gère une base de données, vérifiez les enregistrements sur place. Si l’employé rédige des rapports, examinez les ébauches. Si l’employé passe des appels téléphoniques, enregistrez-les et écoutez un échantillon aléatoire. Si l’employé fabrique des widgets, vérifiez certains widgets à moitié terminés et voyez à quoi ils ressemblent. Vous ne pouvez pas réellement suivre tout ce que fait chaque employé, mais vous pouvez vérifier régulièrement des échantillons aléatoires.
5. Renseignez-vous un peu.
Recueillir des renseignements. Interrogez les clients, fournisseurs, collègues et autres responsables sur leurs interactions avec des employés spécifiques. Posez toujours des questions sur le travail de l’employé, jamais sur la personne. Ne demandez pas d’évaluations, mais demandez des descriptions. Ne demandez pas d’impressions, mais demandez des détails. Et ne croyez pas tout ce que vous entendez ; les déclarations non vérifiées de tiers ne sont que du ouï-dire. Mais plus vous restez à l’écoute, plus vous savez de quelles sources vous pouvez faire confiance. Alors, renseignez-vous régulièrement. Pour plus des informations, découvrez le guide complet pour tout savoir sur la SIRH en entreprise.